您现在的位置是: 首页>>规章制度>>事务管理工作规范其他>>正文
    
   
 
大连理工大学总值班室工作细则
2011-04-22 00:00 Admin  学校办公室

第一章 总则

第一条 为加强学校总值班室工作,保障学校的正常工作秩序不间断、信息畅通,根据教育部有关值班工作的要求,结合我校实际情况,特制定本细则。

第二条 学校总值班室实行校领导带班制度,全年每天24小时配备工作人员值班,值班时段分为正常工作日白班7:50-17:30,非工作日白班7:50~12:30、12:30~17:30和夜班17:30~次日7:50。

第二章 运行机制

第三条 学校办公室是校总值班室的归口管理单位,负责正常工作日的白班值班工作;负责编制总值班室每月值班安排以及值班情况统计、分析、值班人员加班费用的发放和总值班室日常管理工作。

第四条 学校机关全体工作人员轮流值班,特殊时期值班工作由学校办公室人员和校党政机关副处级以上(含副处级)领导干部轮流值班,每月底在学校校园网上公布下月的总值班室值班安排。

第五条 总值班室值班安排经主管领导签发后,不得擅自变更,不得请人代班。当值人员因故确需调整值班时间,需由其本人与其他值班人员协商调换,提前2个工作日提交学校办公室确认后方可变更。

第三章 值班职责与纪律

第六条 总值班室核心任务是“值守”与“应急”,即做好日常工作、协助处理突发事件。值班人员要熟悉业务,积极主动妥善处理好值班职责范围内的一切业务,要熟练使用值班设备(值班电话、传真、电脑)完成值班任务。

第七条 值班职责

(一)收集、整理值班信息并及时向相关领导汇报和做好信息反馈工作,协助处理各种突发性事件;

(二)为全校师生员工和校外来电、来访人员提供咨询、服务;

(三)监控校园网动态,发现不良信息要及时请示处理。

第八条 值班纪律

(一)严格保守党和国家、学校的秘密,不得随意公开和扩散值班时掌握的信息;

(二)按规定坚守岗位,不得擅离职守,若临时离开值班室,临时离开时间不超过10分钟,并将固定值班电话转移到移动电话上并随身携带;不做与值班无关的事项,确保上传下达,信息畅通;

(三)按时交接班,如果接班人员因故未能按时当值,值班人员应将情况记录在册,并向学校办公室负责人汇报并等待办公室负责人的处置结果,不得在无人接替的情况下交班,不得出现空班、值班电话无人接听的现象;

(四)要爱护值班室的值班设备,杜绝浪费,值班室的值班设备一律不得外借,值班人员不得使用值班设备(值班电话、传真、电脑)处理与值班工作无关的事务。

第四章 工作规程

第九条 接听电话、接待来访人员要热情周到,同时保持必要的工作警惕性;遇到紧急事件,要冷静、负责,一方面大胆采取应急措施,以免贻误;另一方面及时向主管领导汇报。

第十条 值班电话的接听和应答

(一)值班电话要即响即接,至迟应在电话2声铃响内接听,不得使用免提接听、应答来电;

(二)应答用语:拿起话筒先说“您好,大连理工大学总值班室”,之后主动询问和了解对方身份和目的,要求语言文明,礼貌应答;对于提出无理要求的电话要委婉拒绝其要求;

(三)如来电系询问校领导或职工住宅家庭电话号码的,除上级领导同志和上级领导机关有关人员外,原则上应婉拒;如对方坚持索要,如果其索要电话登录在册的,请让其告知联系电话,由值班人员与索要电话主人联系并告知此事,或请其稍后再来电,经其索要电话的主人允许后可以告知,否则要委婉拒绝;

(四)所有来电必须记录,对重要或较长的电话内容记录后,可向对方复述一遍予以核实。

第十一条 总值班室接待来访人员时,先要尽可能详细地了解来访者身份和来访目的,并根据不同情况采取不同的处理方式。

(一)如来者要求向校领导请示、报告工作,一般应建议其上班时间联系;

(二)如来者有紧急公务向学校领导请示、汇报,可通过电话向有关领导请示确认后安排是否会见;

(三)如来者是学生家长或社会上访人员,先热情接待,了解情况,详细记录来访人员的意图,将情况向学校办公室主任汇报。

第十二条 文件的接收与处理

(一)收到的各类文件(包括请柬)均要登记在值班记录中,并记录好处理结果;

(二)凡在信封上注有“密级”的机要文件,要及时通知学校办公室负责人处理;

(三)凡注有“急件”、“特急件”、“限时件”的非绝密文件,可拆阅处理,并同时向学校办公室通报情况;

(四)将接收与处理过的各类文件,分门别类,在交接班时交给接班人员,同时说明运转过程和处理结果。

第十三条 传真件的收发

(一)收发传真要登记编号;

(二)认真阅读所接收的传真,凡是重要情况和需要及时处理的问题,要按有关规定程序处理;

(三)在交接班时,应将接收的传真件交给接班人员,同时说明运转过程和处理结果;

(四)发传真要征得有关领导的口头同意方可发送,发送后要向对方确认接受情况,并作好登记。

第十四条 值班记录的填写

(一)值班记录是记录值班情况、处理问题和查询值班工作的重要依据,值班人员要认真填写值班记录;

(二)值班记录要写清楚值班日期、值班人员姓名,简明扼要地记录值班时发生的事情及办理的过程、结果和尚须接班人员继续办理的事项,所记事项应按时间顺序排列,一事一记,标明序号;

(三)对于重要事项的来电,要写清来电话单位、通话人姓名、通话人联系电话及通话时间。记录电话内容要简明、准确、完整,特别是要注意检查时间、地点、内容、人员等细节问题,记录完后应主动向通话人核实确认。

第十五条 交接班

(一)值班人员要严格执行交接班制度,当值人员应主动向接班人员交接值班记录,并交代有关事项的办理情况,特别是需续办或代办的事项,要在确认接班人员已经清楚后方可离开;

(二)接班人员要认真按照交班记录,逐项办理需续办或代办的事项,并按要求将办理情况认真记录;

(三)交接班时,交班人员与接班人员应当签字,以便明确责任,如出现责任事故,将按照交接班记录追究有关人员责任。

第五章 附则

第十六条 本细则由学校办公室负责解释。

第十七条 本细则自2004年10月10日起施行。

关闭窗口