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大连理工大学文献资源采购工作管理条例
2011-04-22 00:00 Admin  学校办公室

第一章 总则

第一条 为了进一步加强对学校图书馆文献资源采购工作的管理和监督,确保图书馆文献资源建设规范有序发展,制定本条例。

第二条 图书馆文献资源采购工作以学校总体发展目标、教学科研工作需要及师生信息需求为出发点,以建立与高水平研究型大学相适应的现代化、开放式、多功能的图书馆为目标。

第三条 文献资源采购的范围包括印刷型文献、电子文献、各种视听文献和缩微文献、图书馆收藏的其他文献。

第四条 图书馆文献采购工作实行馆长总体负责,文献资源建设主管馆长与信息咨询部、文献建设部具体负责的体制。

第五条 成立图书馆需求决策组,由文献资源建设主管馆长、信息咨询部、文献建设部负责人、相关文献主管、专家、订购人员组成。

第六条 成立图书馆协议谈判组,由文献资源建设主管馆长、信息咨询部文献建设部负责人、相关文献主管、专家,订购人员组成。

第七条 建立效益评价机制,定期对资源采购工作进行效益评价。

第二章 文献资源建设决策及经费

第八条 文献资源的需求决策,由下列部分组成

1、信息咨询部负责对期刊类、检索类和工具类数据库和期刊的订购信息进行搜集、整理;文献建设部对图书类、教学类、素质教育类数据库和图书文献订购信息进行搜集、整理。两部应及时收集院系和读者对文献的需求建议。

2、对教学科研与学科建设所需的新数据库,由数据库所属类型负责人与主管馆长协商后组织试用;试用期满后形成数据库采购建议报告,包括数据库商提交的数据库介绍和试用情况及订购意向等内容,并提交给主管馆长。

3、中文期刊和外文期刊在每年订购前相关负责人需提出采购建议报告。

4、对建议采购的数据库,需通过需求决策组开会讨论或论证,形成由参加人签字的需求决策文件并交办公室存档。

第九条 年度文献资源建设预算报告提交之前,文献建设主管馆长需组织各文献类型负责人,根据文献资源的需求分析、以及文献建设的连续性、发展性原则,提出初步的预算方案,经馆长办公扩大会议研究讨论,形成文献资源经费预算报告,报请分管图书馆工作的校领导审核同意后,最后提交学校有关部门审批。

第十条 文献资源经费审批下达后,召开馆长办公扩大会议,下达经费使用比例。

第十一条 不同载体文献资源的经费使用可根据文献资源出版发行的实际情况和学校教学、科研工作需要进行适当调整。经费调整方案需经图书馆馆长办公扩大会议研究通过,图书馆馆长审核同意后实施。经费没有按照计划完成的,要向学校提交原因说明。

第三章 文献资源采购方式

第十二条 文献资源采购主要通过以下几种方式进行:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购以及经学校纪检监察部门认可的其它方式。中文图书订购采用邀请招标(及续标)的方式进行;中外文纸本期刊报纸订购采用招资格标的方式进行;外文图书订购采用协议谈判方式进行;认可CALIS与辽宁省高校图工委等联盟组织的联合采购协议;对需单独购买的数据库,需由协议谈判组与数据商就价格、服务条款等项目进行谈判,形成参会人员签字的谈判纪要并交办公室存档;订购价格在20万元以上的新数据库的订购,须经馆长办公会议批准后执行。20万元以下的新数据库可在谈判形成协议后执行;对需续订的数据库,要认真进行效益分析,必要时需再进行需求论证及协议谈判。

第十三条 图书馆在对中外文图书、报刊供应商进行遴选前至少应当提前5个工作日向学校纪检监察部门通报。学校纪检监察部门监督对文献资源供应商的遴选和确定过程,并签署监督意见。中外文图书、报刊协议谈判组需根据文献资源供应商的资质、售前售后服务的内容及质量、折扣率等遴选文献资源供应商,最后经馆长办公会确定。

第十四条经十二条的采购方式,图书馆与文献资源供应商签订正式合同,合同的期限一般为一年。根据不 同文献类型,由图书馆馆长(或主管馆长)、相关的协议谈判组人员进行合同的洽谈与签订。文献资源供应合同需经学校有关部门审查通过。合同文本交学校管理部门存档。

第十五条 中标方与协议方的订购数量由其业绩与相关的效益评价及实际需求情况确定。

第十六条 图书馆要求文献资源供应商提供符合国家规定的发票,结算方式为实洋制。

第十七条 经主管馆长审核同意,协议谈判组可与文献资源供应商续签合同。合同续签的程序与合同签订的程序一致。

第四章 文献资源采访员

第十八条 图书馆文献资源采访人员至少应具有本科学历,具备良好的职业道德、文化素养及协调沟通能力,熟悉学校教学科研的整体动态,具有一定的信息收集和对文献信息资源的鉴别能力,熟练操作图书馆管理系统的采购模块。

第十九条 文献资源采访人员应当严格依据采购计划完成中西文图书(含电子图书)、中外文期刊、网络数据库及其它电子文献资源的采购工作;每年按规定时间向图书馆馆长提供准确的文献资源采购统计表。

第二十条 文献资源采访人员有责任与其他相关人员一起,定期对资源采购工作进行效益评价。

第二十一条 文献资源采访人员采购中外文图书资料时,中文图书资料每册单价超过300元人民币、外文图书每册单价超过2000元人民币的,每年新增报刊或停止续订报刊,都应当报经图书馆馆长批准后方可实施。零购订单按照图书馆所确定的原则进行。

第二十二条 文献资源采访人员不得私自接收任何个人的订购单,不得私自与图书馆未确定的文献资源供应商洽谈订购业务,不得私自收受任何形式的回扣。违反上述规定的,其工作结果无效,并视情节轻重依纪依法追究责任。

第二十三条 文献资源采访人员不得参与文献资源供应商组织的任何关于文献资源及采购活动的推荐、打分、评审、投票等活动。

第五章 文献资源的采购、验收与结算

第二十四条 文献资源的采购、验收与结算见附录中相关细则的规定。

第六章 附 则

第二十五条 本条例由图书馆负责解释。

第二十六条 本条例自发布之日起实施。

附录

    一、中文图书采访细则

1.购书方式以订购为主,辅以现场选购、网上订购、邮购等方式。

2.广泛收集图书征订目录、及时全面了解图书出版信息。

3.采访人员要认真做好藏书补充调查工作,定期将征订书目送与读者手中,及时获取读者需求意见。

4.图书的圈选要在广泛征取读者意见的基础上进行,由采访人员初选,再由主管领导终审确定。

5.贵重图书的采购,要报主管领导审核决定。

6.及时查询一年以上未到的预订图书,视具体情况进行催缺、撤订或改订。

7.加强出版发行信息的跟踪与调查,掌握各种书市、书展的特点,及时做好图书的搜缺补遗工作。

8.每年年底,要认真做好图书分类统计和效益评价。

9.复本控制标准:依图书经费、各类图书利用率及各专业读者人数合理分配复本。

10.中文图书采访人员采购中文电子图书,细则同上。

11.中文采访人员负责订购外文版权图书,细则同上。

    二、外文图书采访细则

1.外文原版图书的订购以其使用价值为原则,一般以订购一册为限,原则上订英文版图书。一般性外文图书依靠国外赠书转运站补充。

2.会议文献是文献建设的重点,注重预订和回溯采购并重,对重点会议录的收藏要保证其系统性、连续性、完整性。

3.注意将馆际互借的成果并入馆藏,缩小馆藏与需求的差距。

4.订购外文原版图书,应先将征订目录按学科分送有关专家,然后汇集专家推荐的书目,由采购人员按采购原则对推荐书目进行筛选,提出采购方案,由馆长审批。

5.贵重外文原版图书,必须再由专家评价,主管馆长审批。在采访时应标注推荐人系别、姓名,以便到书时通知。

6.参加各类书展,收集书目信息。

7.信息不全及没有报价的图书,必须通过网站或书商询价查清,否则不能征订。

8.每年年底,要认真做好图书分类统计和效益评价。

9.外文电子图书由外文图书采访人员进行采购,细则同上。

三.中外文图书及各类型文献采访工作流程

1.下订单前,通过系统数据库中的书名、作者、ISBN号等字段进行查重。不同版次的同一种书按新书处理,查出的复本书视其使用情况确定是否增加复本。

2.建立书目记录和订购记录。从外部数据源上套录书目记录或简编书目记录,然后建立订购记录,在订购记录中确定图书的馆藏地点。

3.将审核过的图书订单发给书商。

4.对未按期到馆的图书要定期进行催缺,发催缺信函或改订,对于因某种原因需撤订的图书,及时从记录中删除。

5.发票处理。验收完后及时通过财务报帐、冲帐,遵守财务制度,往来帐目要准确无误。

6.做好各文种图书订购目录的维护工作。

7.及时提供各时期、各文种图书订购的情况报表,为每年文献采访经费的预算提供参考依据。

四.电子文献和其他类型载体文献采访原则

1.注意分析电子文献所收录的信息类型、范围及年代,注重考察电子文献的深度和广度。

2.电子文献的采集要与全馆其他类型的文献进行协调。注意电子文献与印刷型文献内容重复的问题,力争使各种类型文献在内容和功能上形成互补。

3.采集信誉好、权威性高的出版商出版的电子文献,采集检索功能齐全、使用方便灵活的电子文献,注重售后各项支持服务。

4.全面了解和收集全国高校系统及其它科学研究机构的信息资源及本地区、本部门各信息服务机构电子文献的采集情况,主动参与合作,通过协调和馆际资源的共建、共享,满足本馆读者的需要。

5.电子文献原则上保持连续性订购。

6.对电子文献数据库的采购要以考察数据库质量和潜在用户为中心,优先考虑权威性、综合性,以引进全文数据库为主,并由馆长审定批准。

7.按照电子文献订购合同付款,通过财务报帐、冲帐,遵守财务制度,往来帐目要准确无误。

五.中外文图书文献验收登录工作细则

1.及时对到馆的新书拆包,对照清单进行清点,核对种数、册数、价格是否一致,检验发票税务章、财务章等,检查图书是否有破损、缺页等现象。

2.按照采购记录进行验收,对采购记录不符、没有采购记录以及破损缺页的图书等交给采访人员处理。

3.验收记到时要将正确的价格输入到计算机系统中,确保固定资产统计的正确性。

4.验收记到时要给每批文献正确的验收批次号。

5.根据计算机验收时系统自动给出的条码号,为每册书贴上两个条形码。条形码要粘贴在书名页上及书内20-30页之间,并盖馆藏章。

6.馆藏章应盖在书名页的书名项下的空白处,要端正清晰。

7.图书中夹带软盘或光盘、有附图或附册等,应在书名页右上角加盖相应印章及说明。

8.赠送图书需在书名页上加盖赠书印章。

9.对于无法加盖馆藏章的文献,如光盘、录音带、录像带等,要以不宜褪色及不宜抹去之书写笔将馆藏标志及条形码书写(或粘贴)其上。

10.图书登记前,首先要确定登录文别:

(1) 原则上以书名页为依据确定文献文别。

(2) 以CALIS中外文图书编目规则的规定为准。

(3) 录像带、磁带按内容确定文种,缩微复制资料按题名确定文种。

(4) 光盘资料不分文种。

11.文种类别代码:

(1) 图书:中文C,英文E,德、法文及其他西文G,俄文O,日文J,其他少数民族文种B

(2) 视听文献(录像带、录音带、幻灯片、电影片、唱片等):中文R,英文RE,俄文RO,德、法及其它西文RG,日文RJ,其它少数民族文种RB、

(3) 光盘:代号均为CD

(4) 缩微文献:中文M,英文ME,俄文MO, 德、法及其它西文MG,日文MJ,其它少数民族文种MB

12.入藏图书必须进行总括登记和个别登记,保证登记完整无缺。

(1) 总括登记:作为图书馆的财产总帐,必须正确反映全部馆藏文献的总册数及总价值,每批书给一个总帐号,号码不得间断。

(2) 个别登记:作为图书馆每种图书财产的详细帐目,按照登录号的顺序,不得缺号。

13.进馆的资料、新闻图片、教学挂图及其它消耗性资料等,做总括登记帐后,由使用部门通过典藏签字领走。

14.一批文献登录验收完毕、无误后填写财务报销单,交采购人员办理财务手续。

15.打印送编交接单,将图书及交接单交给编目人员。交接单按文种分,交接批次号在文种代号前加年代,后缀顺序号,如2001-C001,代表2001年中文图书第001个交接批次。

16.登录人员定期向部门及办公室上报各类文献登录统计、固定资产等情况,年终做汇总上报。

六.中外文期刊采访原则、细则

(一)采访原则

1.连续性原则:原则上续订原有的馆藏核心期刊和常用刊,以保证期刊的连续性。

2.完整性原则:保证各学科、各专业建设所必须的中外文期刊。

3.经济性原则:严格执行预算计划,合理使用期刊经费,尽量作到以最小的投入获得最大的效用。

4.合作购买原则:根据特殊院系的特殊要求,按一定比例双方投资购买期刊。

(二)中文期刊采访细则

1.根据我校学科发展和教学、科研工作的需要并结合本馆馆藏期刊情况,收集报刊索引、刊评等刊物,研究、了解和掌握国内外出版发行动态。

2.以馆藏核心期刊及常用期刊为主要订购对象,同时兼顾其它期刊,力求做到既满足当前需要,又适应发展的需要。

3.与本校学科专业密切相关的核心刊和利用率高的期刊重点订购;与本校专业对口的一般性刊物要保障订购;科普类期刊和文艺类期刊也要适当订购。尽可能保证学科和专业期刊品种齐全。

4.关注并研究中文电子期刊的发展及收藏情况,使纸本期刊与电子期刊互为补充。

5.每年订刊前要收集期刊使用统计、教师推荐新刊以及出版等信息,提出订购计划,对拟订期刊的价格进行逐个核实,了解该刊的变化情况,做好经费预算,报主管馆长审批。

6.日常做好内刊订单的收集、整理、研究工作,为订刊做好准备。

(三)外文期刊采访细则

1.外文期刊的订购以保障学科建设和科研为宗旨,外刊订购以理工科为主,兼顾管理、人文等学科,重点订购重点学科的期刊,注意收藏我校重点建设的新兴学科的期刊。

2.外文期刊原则上每种只订一份;文种以英文为主。

3.对新增刊、拟停订刊应由专家审核,报主管馆长审批。外文期刊的订购应保持连续性,增加或停订都应有依据。

4.负责外文全文期刊数据库的订购,注意收集外文全文期刊数据库的信息,分析数据库与我校学科建设和科研的关系,分析数据库与我馆现有文献的经费支出关系,向馆领导提出数据库采购建议。处理好电子数据库与印刷本的关系,全文电子期刊中有的外文期刊,原则上不订纸本期刊,数据商要求订购印刷本的除外。

5.对拟订期刊的价格要逐个核实,多方询价,确定拟订品种,做好经费预算,报主管馆长审批。

七.中外文期刊采访工作流程

1.期刊管理人员圈选拟订期刊,通过系统数据库中的刊名、刊号、ISSN等字段进行查重,并组织好订购目录。

2.文献建设部按刊商的要求编制或填写订单,核实无误后,送交征订单位。

3.期刊管理人员收到期刊确认清单后,应核对册数、价格,并在系统中更新订购记录。

4.对零订的期刊要定期做好催订工作,给征订单位发催订信函。

5.文献建设部及时向期刊管理人员提供有关停订、停刊、新订及刊名与刊号变化等信息。

6.期刊管理人员对期刊订购目录数据库进行定期维护。

7. 做好中外文期刊的经费管理,做好中外文期刊订购的经费结算工作,通过财务报帐、冲帐,遵守财务制度,往来帐目要准确无误。

八.中外文期刊记到细则

1.期刊管理人员对中外文现刊按刊名、刊号、ISSN等途径从系统数据库中查询订购记录,经核对无误后,进行签收。

2.对有刊号、刊名、出版频率、ISSN号等有变化的期刊要及时修改记录。

3.凡有当年期号,又有总期号的,以当年期号为准:没有卷期只有出版期的,按出版期进行验收;没有卷期,也没有出版期的按月份验收。

4.对于迟到的期刊要经常进行催补,并打印催缺信函给征订单位。

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